資料夾管理與檔案命名的重要性
身為會計人員，需要管理許多文件檔案，最基本是編製工作底稿、入帳後從系統導出報表，最後依據管理需求產出各種分析報表，所以如何替檔案命名及做資料夾管理是一件重要的基本工作。分類及命名規則清晰不僅提升個人的工作效率，也可以讓其他共享資訊的人員可以快速找到需要的資訊來源。
資料夾分類原則
通常我會按照公司別區分資料夾，再來依照各種工作性質分類，例如董事會、預算編製、帳務作業等。各種工作性質中會再依照作業類別劃分，例如帳務作業中再細分財報、總帳、應收、應付、合併等。而我在熟悉工作流程後，會依照作業順序為資料夾加上編號，目的是按檔名排序時可以更快找到目標資料夾。當基本架構設立完成後，最後就是按年度及月份建立資料夾，例如2024年>2024.01/2024.02等。
範例：
公司A帳務財報20242024.01
公司A帳務總帳20242024.01
公司B預算2024
檔案命名規則
每月例行性工作檔案
檔案命名邏輯我會使用「公司_年月_內容主題_編製日期」命名，如果在同一天作業中內容有大幅修正，會保留原檔案並另存一版「公司_年月_內容主題_編製日期a」，目的是保留修改軌跡，或是當需要使用前一版本的時候不用花時間重新建置。此外，假若新檔案出現問題，例如公式跑掉或excel無法存檔，還可以回頭使用前一版本做修改。同一天內若再有異動，檔名則會以「公司_年月_內容主題_2024編製日期b」的方式更新。
若是內容有大幅異動，加上在不同天編製的檔案，我則會直接修改為當天的編製日期。按照編製日期做區分，也可以清楚辨識出檔案的新舊版本。
範例：
公司A_2024.01_合併財報_20240131
公司A_2024.01_合併財報_20240131a
公司A_2024.01_合併財報_20240131b
公司A_2024.01_合併財報_20240201
專案性質工作檔案
針對包含許多假設變數的專案性質內容，檔案可能經歷多次討論與修改，並且需要進行版次控管的時候，如果要在檔名標示版本，應該要統一加在同一個位置，避免有些加在前端，有些加在後端，因為在一個資料夾內有很多種不同文件的情況下，按照檔名排序後才能快速辨識出同一個報表檔案不同版次。另外，檔名有空格跟沒有空格也會影響排序結果，所以通常會用下底線替代空格確保檔名一致性。
範例：
公司B_2024年預算_V1_20231101
公司B_2024年預算_V2_20231101
公司B_2024年預算_V2_20231108
公司B_2024年預算_V2_20231108a
其他應用及結論
以上是關於我在資料夾及檔案命名邏輯的管理方式，幫助我可以有效管理文件，像是臨時需要查找兩三年前的檔案時也可以快速完成任務。此外，資料夾的命名規則也適用於Outlook信件管理，可以將信件按照不同工作類型、主題及年度分類，進一步提升工作效率。
